各党总支（党委），各部门、单位、院（系）：
为认真贯彻落实上级有关文件精神，切实做好我校2015年度各类文件材料的收集、整理、归档工作，实现我校档案工作的标准化、规范化、科学化管理，现就有关事宜通知如下：
一、提高思想认识，加强组织领导
档案作为党和国家各项工作以及人民群众各方面情况的真实记录,是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。监察部、人力资源和社会保障部以及国家档案局联合发文《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令，以下简称《规定》），将档案管理工作上升到了国家法规的层面。《规定》明确要求“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分”，同时对于档案管理工作中的违法违纪行为作了明确的处分规定。中央办公厅、国务院办公厅下发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），省委办公厅、省政府办公厅也下发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（鲁办发〔2014〕40号），都对加强和改进新形势下档案工作，推动档案事业科学发展提出了明确要求。为深入贯彻落实两个《意见》等文件精神，省档案局制定了《山东省档案工作科学化管理规范》（鲁档发〔2014〕23号，以下简称《规范》），在全省开展档案工作科学化管理测评工作，并制定了《测评办法》和《测评细则》（鲁档发〔2014〕37号），省档案局将于2016年底对我校档案工作进行全面测评。
全校各档案立卷归档部门负责人和专兼职档案人员，要充分认识档案工作的重要性，认真学习《规定》、《规范》和《测评办法》，把2015年度档案归档工作纳入重要工作日程，加强组织领导，明确各自职责，落实责任任务，将档案工作纳入岗位职责，纳入各项工作流程，纳入年度目标考核，与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩，确保圆满完成2015年档案归档工作。档案立卷归档部门负责人要强化主体责任，切实加强对本部门2015年度档案归档情况的监督、检查，并积极帮助协调解决本年度档案归档过程中遇到的问题；部门专兼职档案员要相对固定，如人员有变动，请及时将变动人员名单报档案馆；专兼职档案人员要正确把握档案工作科学化管理的内容、重点及要求，加强联系，积极配合，主动作为，确保2015年度所有档案应收尽收、应归尽归，共同推动《规范》和《测评办法》在我校顺利实施，进一步提高我校档案管理的科学化、规范化水平。
二、各类档案归档时间
（一）党政部门和按年度归档的部门于今年5月31日以前完成归档。
（二）教学部门和按学年归档的部门按以下原则归档：教学综合管理类材料5月31日前完成归档，其他各类材料于完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）的当年9月份归档。
（三）科研、基建项目和设备档案以及专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后3个月内完成归档。
（四）财会档案在年度终结后，由财务部门立卷，根据国家相关规定和工作需要可在本部门存放3年，期满后的次年6月底以前归档。
（五）随时接收上级规定应归档的档案（如：重要会议、重大活动等形成的成套性资料）。重要会议、重大活动等材料的归档，需由归档部门撰写《会议活动材料简介》，于活动结束后一周内一并归档。
三、相关规定
（一）按照《滨州医学院档案实体分类法与档案工作规范》、《滨州医学院部门归档范围和保管期限表》，认真做好档案的收集整理、预立卷以及网上归档工作，确保归档材料的完整、准确和系统。
（二）归档材料的预整理须严格按照《归档文件整理规则》进行。
（三）归档材料的份数：校内各类材料的归档一般一式一份；电子文件、部分特殊材料（如毕业照、报纸）或利用率较高的档案材料应一式三份（对常用材料部门要注意留存复印件）。
（四）归档材料要求纸质文件与电子文件同步配套归档（电子文件从档案管理系统提交），要保证纸质优良，统一A4规格（特殊情况可采用折叠式），书绘工整，声像清晰，符合有关标准和规范。凡不符合要求的归档材料一律退回，由归档部门按要求重新整理归档。
（五）各部门、院（系）在移交归档材料时须编制移交清册（一式两份），并提交电子版一份（从档案管理QQ群提交）。移交清册由交接双方签字，各保留一份，以备查考。涉密文件的移交清册要单独填写。
（六）各部门、院（系）在移交归档材料时须填写备考表。将卷内存在的问题在备考表中标注清楚，并由立卷人和检查人签字后提交（立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员，检查人是各部门、院（系）负责档案工作的领导）。
（七）其他请参照（滨医党办发〔2013〕5号）要求执行。
中共滨州医学院委员会办公室
滨州医学院院长办公室
（档案馆业务咨询和技术指导电话：烟台校区63237，滨州校区86084）